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Das perfekte Ordnungs- und Ablagesystem
- gibt es nicht, aber man kann es optimieren!
Wenn Sie noch nicht mit einem Ablage- und Ordnungssystem arbeiten,
fangen Sie
jetzt damit an - räumen Sie auf! Wichtig ist, dass Sie Ihre
Papier- und
EDV-Ablage auf einander abstimmen. Für welches Ordnungs- bzw.
Ablagesystem Sie
sich entscheiden, hängt von Ihrer persönlichen Arbeitsweise,
Ihrem Beruf und
Ihrer Institution (z.B. Verein, Universität oder Unternehmen) ab:
- Chronologische Ordnung
- Numerische Ordnung
- Alphanumerische Ordnung
- Ordnung nach Stichwörtern
- Geografische Ordnung
- Ordnung nach Farben, Symbolen, Piktogrammen
Tipp: kostenlose Musteraktenpläne gibt's im Internet
Papierablage
Arbeiten Sie sich von oben nach unten durch. Werfen Sie alles weg,
was Sie
nicht wegen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und Vorschriften
aufheben müssen
oder brauchen.
Ablagefristen
Arbeiten Sie mit Ablagefristen!
Legen Sie fest, wie lange Unterlagen
in der Ablage bleiben. Legen Sie eine
Kodierung an und notieren Sie die
entsprechende auf der Unterlage.
| Kürzel |
Bezeichnungen |
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1/M
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nach einem Monat zu vernichten
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1/V
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nach einem Vierteljahr zu vernichten
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1/12
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mit Ablauf dieses und des kommenden
Jahres zu vernichten
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2/12
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mit Ablauf dieses und der kommenden 2 Jahre zu vernichten
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6/12
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mit Ablauf dieses und der kommenden 6 Jahre zu vernichten
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10/12
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mit Ablauf dieses und der kommenden 10 Jahre zu vernichten
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EP
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mit Ablauf des Projektes zu vernichten
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A
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Archiv
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Wegwerffristen
Arbeiten Sie mit Wegwerffristen!
Alle bisher ungelesenen Unterlagen lesen
Sie entweder sofort oder innerhalb
eines bestimmten Zeitrahmens und werfen
es dann weg. Den Lesestoff legen Sie
solange in einem dafür vorgesehenen
Ablagekorb. Prospektmaterial sollte immer aktuell sein. Veraltetes landet in
den
Papierkorb.
Die Wegwerffristen geben Sie zusätzlich mit einer
entsprechenden Notiz
in die Wiedervorlage:
Tipp: Automatische
Wiedervorlage in Word
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1. In
der Menüleiste „Ansicht“ anklicken, „Symbolleisten“ wählen und „Anpassen“
anklicken
2. Im
Register „Befehle“ wählen und in der Kategorien-Liste „Alle Befehle“
anklicken bzw. markieren, dann in der Befehle-Liste „Aufgabe erstellen“
markieren und mit gedrückter linker Maustaste in eine beliebige Position
z.B. in die Menüleiste von Word ziehen.
3. Öffnen Sie ein neues Dokument und speichern sie es ab. Klicken dann in der Menüleiste auf die Schaltfläche "Aufgabe erstellen".
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Verteilen Sie alles, was nicht weggeworfen werden soll,
zunächst auf
drei Stapel:
| Stapel |
Unterlagen |
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1
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Aktuelles, wie z.B. Projektunterlagen,
Angebote, Terminunterlagen u.ä.
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2
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Nachschlageakten, wie z.B. Budgets,
Organigramme, Hintergrund- informationen,
Anordnungen, Gesetzestexte, usw.
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3
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Archiv, wie z.B. abgeschlossenen
Projekte, Verträge, Rechnungen, Steuerunterlagen, etc.
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Wenn Sie es bis hierhin geschafft haben, können Sie an die Bearbeitung
gehen:
Stapel 3 sortieren Sie in Ihre Archivordner ein.
Stapel 2 ebenso, aber achten Sie darauf, dass der Inhalt
immer aktuell ist,
Veraltetes bzw. nicht mehr Aktuelles kann weggeworfen
werden.
Gehen Sie nach dem Prinzip „Eins 'rein - Eins 'raus“ vor.
Versehen Sie jede Informationsunterlage in Ihrem Nachschlage-Aktenordner
mit einem Vordruck DIN A7 (es genügt auch ein weißes Blatt Papier,
wenn nur Sie
allein damit arbeiten). Jedes Mal, wenn Sie oder Ihre
Mitarbeiter/Kollegen eine
Informationsunterlage benötigen und
herausnehmen, sollte dieser Vordruck mit
Tagesdatum und Benutzernamen
bzw. -kürzel versehen werden. Wird die Unterlage
herausgenommen,
sollte ein Formular, versehen mit Datum, Benutzernamen und
Titel der
entnommenen Unterlage, als Stellvertreter dienen. Nach einer Weile werden
Sie feststellen, dass
einige Unterlagen über einen längeren Zeitraum nicht
benutzt wurden. Werfen Sie
diese dann weg.
Stapel 1 sollte dann in vier
Kategorien sortiert werden. Wichtig ist,
dass Sie hierfür die Kategorien schriftlich
festlegen, so kommen Sie
nie durcheinander:
A = kurzfristig, sofort erledigen
B = mittelfristig, im Laufe des Tages
C = mittel- bis langfristig, im bestimmten
Zeitrahmen oder bis zu einem
bestimmten Zeitpunkt zu erledigen, muss als Wiedervorlage terminiert
werden
D = nicht befristet, können nebenbei erledigt werden
Jede B-Unterlage wird zur A-Unterlage, wenn Sie im Laufe des Tages
nicht
erledigt werden konnte. Jede C-Unterlage wird zur B-Unterlage
sobald der Termin zum Tagesdatum wird. Jede D-Unterlage wird zur
C-Unterlage sollte sich herausstellen, dass diese zu einem bestimmten
Zeitpunkt erledigt werden muss. Notieren Sie sich die jeweilige Kategorie
auf der
Unterlage.
Entscheiden Sie zukünftig jeden Tag sofort nach Posteingang, was
gelesen und gebraucht wird und notieren sich die Ablagefrist. Arbeiten Sie
mit Ablagekörben für Eingehende Schriftstücke (ungelesene/unbearbeitete
Briefe, Mitteilungen, Dokumente) und Ausgehende Schriftstücke
(erledigte Vorgänge zum Weiterleiten oder Ablegen), Terminunterlagen
(mit Wiedervorlage versehen), Rückantwort
und Lesestoff an.
Nehmen Sie jede Unterlage nur zwei Mal in die Hände, das
erste Mal zum
Bearbeiten und das zweite Mal zum Ablegen bzw. Wegwerfen.
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