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Das perfekte Ordnungs- und Ablagesystem
- gibt es nicht, aber man kann es optimieren!
Keine Lust? Ablage adé! Denken Sie daran: Aufgeschoben ist nicht Aufgehoben!
Hier ein kleiner Einblick, wie Sie Ihre Ablage in den Griff bekommen können oder fragen Sie mich - ich helfe gern: info@bureausupport.de.
Wenn Sie noch nicht mit einem Ablage- und Ordnungssystem arbeiten,
fangen Sie
jetzt damit an - räumen Sie auf! Wichtig ist, dass Sie Ihre
Papier- und
EDV-Ablage auf einander abstimmen. Für welches Ord-
nungs- bzw. Ablagesystem Sie
sich entscheiden, hängt von Ihrer per-
sönlichen Arbeitsweise, Ihrem Beruf und
Ihrer Institution (z.B. Verein,
Universität oder Unternehmen) ab:
- Chronologische Ordnung
- Numerische Ordnung
- Alphanumerische Ordnung
- Ordnung nach Stichwörtern
- Geografische Ordnung
- Ordnung nach Farben, Symbolen, Piktogrammen
Tipp: kostenlose Musteraktenpläne gibt's im Internet
Papierablage
Arbeiten Sie sich von oben nach unten durch. Werfen Sie alles weg,
was Sie
nicht wegen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und Vor-
schriften aufheben müssen
oder brauchen.
Ablagefristen
Arbeiten Sie mit Ablagefristen!
Legen Sie fest, wie lange Unterlagen
in der Ablage bleiben. Legen Sie eine
Kodierung an und notieren Sie
die entsprechende auf der Unterlage.
| Kürzel |
Bezeichnungen |
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1/M
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nach einem Monat zu vernichten
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1/V
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nach einem Vierteljahr zu vernichten
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1/12
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mit Ablauf dieses und des kommenden
Jahres zu vernichten
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2/12
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mit Ablauf dieses und der kommenden 2 Jahre zu vernichten
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6/12
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mit Ablauf dieses und der kommenden 6 Jahre zu vernichten
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10/12
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mit Ablauf dieses und der kommenden 10 Jahre zu vernichten
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EP
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mit Ablauf des Projektes zu vernichten
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A
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Archiv
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Wegwerffristen
Arbeiten Sie mit Wegwerffristen!
Alle bisher ungelesenen Unterlagen
lesen Sie entweder sofort oder innerhalb
eines bestimmten Zeitrah-
mens und werfen es dann weg. Den Lesestoff legen Sie
solange in
einem dafür vorgesehenen Ablagekorb. Prospektmaterial sollte immer
aktuell sein. Veraltetes landet in den
Papierkorb.
Die Wegwerffristen geben Sie zusätzlich mit einer
entsprechenden Notiz in die Wiedervorlage:
Tipp: Automatische
Wiedervorlage in Word
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1. In
der Menüleiste „Ansicht“ anklicken, „Symbolleisten“ wählen und „Anpassen“
anklicken
2. Im
Register „Befehle“ wählen und in der Kategorien-Liste „Alle Befehle“
anklicken bzw. markieren, dann in der Befehle-Liste „Aufgabe erstellen“
markieren und mit gedrückter linker Maustaste in eine beliebige Position
z.B. in die Menüleiste von Word ziehen.
3. Öffnen Sie ein neues Dokument und speichern sie es ab. Klicken dann in der Menüleiste auf die Schaltfläche "Aufgabe erstellen".
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Verteilen Sie alles, was nicht weggeworfen werden soll, zunächst auf
drei Stapel:
| Stapel |
Unterlagen |
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1
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Aktuelles, wie z.B. Projektunterlagen,
Angebote, Terminunterlagen u.ä.
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2
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Nachschlageakten, wie z.B. Budgets,
Organigramme, Hintergrund- informationen,
Anordnungen, Gesetzestexte, usw.
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3
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Archiv, wie z.B. abgeschlossenen
Projekte, Verträge, Rechnungen, Steuerunterlagen, etc.
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Wenn Sie es bis hierhin geschafft haben, können Sie an die Bearbei-
tung gehen:
Stapel 3 sortieren Sie in Ihre Archivordner ein.
Stapel 2 ebenso, aber achten Sie darauf, dass der Inhalt
immer aktuell ist, Veraltetes bzw. nicht mehr Aktuelles kann weggeworfen
werden.
Gehen Sie nach dem Prinzip „Eins 'rein - Eins 'raus“ vor.
Versehen Sie jede Informationsunterlage in Ihrem Nachschlage-
Aktenordner
mit einem Vordruck DIN A7 (es genügt auch ein weißes Blatt Papier, wenn nur Sie
allein damit arbeiten). Jedes Mal, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter/Kollegen eine
Informationsunterlage benötigen und herausnehmen, sollte dieser Vordruck mit
Tagesdatum und Benutzernamen bzw. -kürzel versehen werden. Wird die Unterlage
herausgenommen, sollte ein Formular, versehen mit Datum, Be-
nutzernamen und
Titel der entnommenen Unterlage, als Stellvertreter dienen. Nach einer Weile werden Sie feststellen, dass
einige Unterlagen über einen längeren Zeitraum nicht benutzt wurden. Werfen Sie
diese dann weg.
Stapel 1 sollte dann in vier
Kategorien sortiert werden. Wichtig ist,
dass Sie hierfür die Kategorien schriftlich
festlegen, so kommen Sie nie durcheinander:
A = kurzfristig, sofort erledigen
B = mittelfristig, im Laufe des Tages
C = mittel- bis langfristig, im bestimmten
Zeitrahmen oder bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erledigen, muss als Wiedervorlage terminiert werden
D = nicht befristet, können nebenbei erledigt werden
Jede B-Unterlage wird zur A-Unterlage, wenn Sie im Laufe des Tages
nicht
erledigt werden konnte. Jede C-Unterlage wird zur B-Unterlage
sobald der Termin zum Tagesdatum wird. Jede D-Unterlage wird zur
C-Unterlage sollte sich herausstellen, dass diese zu einem bestimmten
Zeitpunkt erledigt werden muss. Notieren Sie sich die jeweilige Kategorie auf der
Unterlage.
Entscheiden Sie zukünftig jeden Tag sofort nach Posteingang, was
gelesen und gebraucht wird und notieren sich die Ablagefrist. Arbeiten Sie
mit Ablagekörben für Eingehende Schriftstücke (ungelesene/
unbearbeitete Briefe, Mitteilungen, Dokumente) und Ausgehende Schriftstücke (erledigte Vorgänge zum Weiterleiten oder Ablegen), Terminunterlagen (mit Wiedervorlage versehen), Rückantwort
und Lesestoff an.
Nehmen Sie jede Unterlage nur zwei Mal in die Hände, das
erste Mal zum Bearbeiten und das zweite Mal zum Ablegen bzw. Wegwerfen.
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